Algemene voorwaarden zijn regels die u standaard wilt laten gelden over al uw overeenkomsten. Algemene voorwaarden vermelden vaak de volgende punten: offerte, transport, levertijd, betaling, eigendomsbehoud, garantie, geschillen en aansprakelijkheid. De inhoud mag niet onredelijk bezwarend zijn voor de wederpartij en u moet de mogelijkheid bieden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen. Specifieke voorwaarden van een overeenkomst, zoals prijs en hoeveelheid staan hier niet in genoemd. 

Het voordeel van algemene voorwaarden is dat u niet bij iedere overeenkomst over alle punten hoeft te onderhandelen. Tevens kunnen algemene voorwaarden helpen om conflicten te voorkomen. U kunt uw algemene voorwaarden ook deponeren (tegen een vergoeding) bij de KvK of de rechtbank. 

Algemene voorwaarden worden o.a. opgesteld door brancheorganisaties. Indien u niet tot een brancheorganisatie behoord kunt u algemene voorwaarden laten opstellen door een advocaat of juridisch adviseur. Bij de KvK kunt u ook een model van algemene voorwaarden kopen.

Werkwijze

Wanneer u algemene voorwaarden hanteert, verwijs dan bij al uw overeenkomsten naar uw voorwaarden. U moet uw voorwaarden van toepassing verklaren en uw voorwaarden dienen voor het sluiten van een overeenkomst bekend te zijn bij de wederpartij. Vermelding van de voorwaarden op de factuur is te laat, u kunt zich dan niet beroepen op uw voorwaarden! Ook als u onderaan uw offerte vermeldt dat u algemene voorwaarden hanteert en dat u die op verzoek aan de wederpartij stuurt is dat niet voldoende. Er staat duidelijk in de wet dat een gebruiker van algemene voorwaarden die aan de wederpartij ter hand moet stellen, tenzij dit redelijkerwijs niet mogelijk is. Stuur daarom uw voorwaarden mee met de offerte. Dit kunt u oplossen door uw voorwaarden op de achterkant van uw briefpapier te drukken, zodat bij iedere offerte de wederpartij uw voorwaarden heeft ontvangen. Op de voorzijde dient u nadrukkelijk te verwijzen naar uw voorwaarden zoals deze zijn afgedrukt aan de achterzijde. Denk eraan wanneer u uw briefpapier gaat faxen, dat de voorwaarden (op de achterzijde) niet mee gefaxt wordt.

Welke voorwaarden

U vraagt bijvoorbeeld aan een leverancier een schriftelijke offerte voor een prijsopgave. Na ontvangst van de offerte stuurt u een opdrachtbevestiging. U hebt beiden briefpapier gebruikt waarop naar de eigen voorwaarden werden verwezen. Stel dat u een conflict krijgt over het geleverde werk, welke voorwaarden moeten dan gehanteerd worden?

Gaat u zaken doen met een andere ondernemer en verwijst deze als eerste naar zijn algemene voorwaarden, dan gelden deze voorwaarden en niet die van u. De eerste verwijzing geldt ook als bij die eerste verwijzing nog geen sprake is van een aanbod. U vroeg immers alleen een offerte. U mag er vanuit gaan dat wanneer de leverancier als eerste naar zijn algemene voorwaarden verwijst, het zijn voorwaarden zijn die geldig zijn indien later een overeenkomst wordt afgesloten.

Mocht u het met die voorwaarden niet eens zijn, dan kunt altijd zijn voorwaarden afwijzen.