Kopen op afstand, bijvoorbeeld via een website, verschilt niet van een andere transactie. Kopen op internet brengt risico’s met zich mee en daarom is per 1 februari 2001 een nieuwe wet in werking getreden die consumenten beschermt bij kopen op afstand. De consument kan binnen zeven werkdagen na ontvangst, zonder opgave van redenen, de spullen terugsturen. Een uitzondering hierop is bijvoorbeeld bederfelijke en snel verouderende waren en financiële diensten.

Ondernemers genieten niet deze extra bescherming, maak daarom goede afspraken. Ook bij het zaken doen via een website zal u de algemene voorwaarden van toepassing moeten verklaren (zie ook het onderwerp algemene voorwaarden). Deze moeten schriftelijk zijn vastgelegd, hieronder valt ook het elektronisch vastleggen (ter beschikking zijn). Via internet kan dit door de voorwaarden te downloaden of te mailen. De koper moet kennis kunnen nemen van de voorwaarden, dit kan ook door ze elektronisch te publiceren. Vaak moet de koper dan een icoontje aanklikken, waarmee men aangeeft dat ze de voorwaarden hebben ontvangen.

Elektronische handtekening

De nieuwe wet elektronische handtekening geeft aan hoe u rechtsgeldig documenten kunt versturen via internet. Internet is erg gemakkelijk en goedkoop voor het versturen van bijv. offertes, orderbevestigingen, e.d. Sommige documenten zult u toch moeten ondertekenen. Let op: met een elektronische en rechtsgeldige handtekening wordt niet uw zelf gescande handtekening bedoeld!

Een elektronische handtekening maakt u met een zogenaamd gekwalificeerd certificaat. Dat certificaat koppelt u aan uw e-mail waardoor de identiteit wordt vastgesteld en de inhoud van de mail wordt versleuteld. Uw document kan onderweg niet worden gelezen of gewijzigd en uw relatie weet dat het document van u komt. Zo’n certificaat moet u persoonlijk aanvragen bij een certificatiedienstverlener. Die maakt een ‘sleutelpaar’ aan (voor u en uw relatie) en zet die samen met uw gegevens op een ‘smartcard’. Met een ‘smartcardreader’ aan uw computer kunt u uw e-mails ondertekenen. De ontvanger krijgt van u de bijbehorende sleutel en ontsleutelt hiermee het bericht. Afhankelijk van de mate van bescherming en het aantal certificaten bedragen de kosten ongeveer € 40,- tot € 275,- per jaar per certificaat. Een smartcardreader kost ongeveer € 100,-.

Elektronisch factureren

De meeste bedrijven versturen hun facturen per post, maar elektronisch factureren is in opkomst. U bent niet verplicht om mee te werken als uw leverancier elektronisch wil factureren. Wanneer u met elektronische facturen gaat werken moeten er goede afspraken gemaakt worden voor zowel de verzender als de ontvanger. 

Elektronisch factureren kan heel handig zijn. Behalve dat het u papier en postzegels bespaart, kunnen de administratieve handelingen ook eenvoudiger worden. U bespaart tijd en dus geld. Maar invoering zal tijd kosten en u moet geld in programmatuur investeren, en uw klant zal voldoende geautomatiseerd moeten zijn.

De grootste bron van zorg voor de fiscus is vooral dat elektronische facturen eenvoudig gewijzigd kunnen worden door de ontvanger. Daarom worden er een aantal voorwaarden gesteld om de kans op fraude zo klein mogelijk te houden. De fiscus eist bijvoorbeeld dat elke verandering aan de inhoud van het elektronische document achteraf kan worden opgespoord, bijvoorbeeld door gebruik te maken van een elektronische handtekening.