Factuurpapier

Onze huidige richtlijnen komen niet overeen met de Europese richtlijnen en als gevolg daarvan zal vanaf 1 januari 2004 andere eisen voor facturen gaan gelden. De Europese richtlijn zorgt ervoor dat in alle lidstaten dezelfde gegevens op een factuur vermeld worden voor de BTW en maakt het tevens mogelijk gebruik te gaan maken van elektronisch factureren, mits de afnemer daarmee instemt. De implementatie van deze richtlijn heeft een uitbreiding van de verplichte factuurgegevens tot gevolg, te weten:

* Als er sprake is van toepassing van de margeregeling, vrijstelling, verleggingsregeling of een intracommunautaire levering (is levering aan afnemers in EU-landen) moet dit op de factuur worden vermeld.
* Op de factuur moet het BTW-identificatienummer van de presterende ondernemer worden vermeld en van de afnemer (als de belasting van hem wordt geheven).
* Als de belasting wordt voldaan door een fiscaal vertegenwoordiger, moet zijn BTW-identificatienummer, naam en adres worden vermeld.
* Op de factuur moet de vergoeding worden vermeld voor elk tarief en elke vrijstelling. Ook moet de eenheidsprijs exclusief omzetbelasting, de eventuele kortingen indien die niet in de eenheidsprijs zijn inbegrepen, en het toegepaste tarief worden vermeld.
* Op de factuur moet de datum worden vermeld waarop de vooruitbetaling is gedaan, voorzover die datum kan worden vastgesteld en verschilt van de uitreikingsdatum van de factuur.
* Op de factuur moet een opeenvolgend nummer worden vermeld, met één of meer reeksen, waarmee tevens de factuur eenduidig kan worden geïdentificeerd.

M.i.v. 1 januari 2004 behoort een factuur in totaal de volgende gegevens te bevatten: factuurdatum, volgnummer, BTW-nr. leverancier & evt. afnemer, NAW-gegevens leverancier & afnemer, hoeveelheid/omvang & aard & datum levering, eenheidsprijs excl. BTW en vooruitbetalingkortingen en rabatten, datum evt. vooruitbetaling & bedrag, maatstaaf heffing voor elk tarief en/of vrijstelling, BTW-tarief, BTW-bedrag uitgedrukt in de munteenheid van de lidstaat waar de levering/dienst is verricht, evt. vermelding van BTW-verlegging of vrijstelling en/of margeregeling. 

Hou al rekening met deze aanstaande wijzigingen, wanneer u nieuw factuurpapier laat drukken.

Duplicaatfactuur

Wij denken allemaal dat we onze administratie op orde hebben. Maar toch, het kan iedereen een keer overkomen dat men een factuur kwijt is.

Wanneer u kosten aftrekt en/of BTW verrekend, moet u dat aannemelijk kunnen maken naar de fiscus, bijvoorbeeld door de factuur. Wanneer u een factuur mist, raden we aan om een duplicaatfactuur te vragen bij uw leverancier. Niet alleen om een discussie m.b.t. de kostenaftrek te voorkomen, maar ook om het BTW-bedrag te kunnen verrekenen. In theorie moet het een originele factuur zijn, maar een duplicaat van het origineel kan ook een naheffingsaanslag voorkomen. Een duplicaat factuur kan een kopie zijn, maar zet er dan wel duidelijk een stempel of aantekening op dat het een duplicaat betreft. Dit geldt ook wanneer u een factuur opnieuw uitprint. Let er dan wel op dat de oorspronkelijke datum erop staat. Ook de andere gegevens mogen niet gewijzigd worden. Als de klant bijvoorbeeld verhuisd is, moet wel het oude adres op de duplicaatfactuur geprint worden.

Onverwacht hoge rekening

Stel: u ontvangt een onverwacht hoge factuur. Wat doet u als u het er niet mee eens bent?

Na ontvangst van een te hoge factuur moet u direct protesteren. U kunt bellen en in de meeste gevallen wordt in onderling overleg de kwestie wel geregeld. Niemand zit namelijk te wachten op een rechtszaak. Zorg wel dat u juridisch sterk staat. Heeft telefonisch contact geen resultaat, protesteer dan door een aangetekende brief. Betaal ondertussen wel dat deel van de rekening dat u naar uw mening bent verschuldigd. Vervolgens moet de leverancier beslissen of hij de resterende vordering wel of niet laat zitten. Een gedeeltelijke betaling verhoogt de kans dat de leverancier het er verder bij laat zitten. Betaalt u nu helemaal niets, dan maakt u het de leverancier wel erg gemakkelijk. Hij zal er werk van maken en het bedrag zal worden verhoogd met wettelijke rente en incassokosten. Als u helemaal niets hebt betaald wekt u de schijn dat u een slechte betaler bent.