Stel: uw klant betaalt niet. Voordat u de zaak uit handen geeft, moet u bedenken of uw klant voldoende gelegenheid heeft gekregen om te betalen. Algemeen wordt aangenomen dat dit het geval is als na twee schriftelijke herinneringen nog altijd geen betaling volgt. In de laatste herinnering (ook wel aanmaning genoemd) moet ook worden aangegeven dat u (de schuldeiser) de vordering uit handen geeft, als niet binnen de gestelde termijn wordt betaald. Tenslotte moet de klant worden gewezen op de kosten die het uit handen geven met zich meebrengt. Pas na de ingebrekestelling mag u de klant incassokosten in rekening brengen. In uw algemene voorwaarden kunt u ook opnemen dat buitengerechtelijke incassokosten onmiddellijk voor rekening van uw klant komt als hij op de uiterste betaaldatum niet heeft betaald.

Hoge incassokosten

Op het moment dat de vordering uit handen wordt gegeven aan een incassobureau, stuurt deze aan de klant een sommatie, waarin hem een laatste (korte) termijn wordt gegeven om het factuurbedrag, vermeerderd met incassokosten, te voldoen. De kosten van een incassobureau komen dus in principe voor rekening van de klant. Dit geldt echter alleen voor zover de kosten aangemerkt kunnen worden als redelijke kosten ter verkrijging van betaling buiten een gerechtelijke procedure om. De klant kan dan nog problemen gaan maken over de hoogte van de incassokosten, daarover bestaat geen duidelijkheid. Steeds meer rechters kijken echter naar het zogenaamde incassotarief: 15% over de eerste € 2949,= en over het meerdere een aflopend percentage. Incassobureaus rekenen nu eenmaal percentages van het te innen bedrag, ook als daar naar verhouding weinig uren aan zijn besteed. Als de kosten naar de mening van de klant niet in verhouding staan tot de verrichtte werkzaamheden, dan moet de klant dit schriftelijk melden aan het incassobureau.

Verplichtingen van een incassobureau (of deurwaarder)

De opdrachtgever moet een goed beeld krijgen van de kosten en risico’s die aan een procedure zijn verbonden. Geeft het incassobureau die duidelijkheid niet, dan zal zij de (proces)kosten niet in rekening kunnen brengen aan de opdrachtgever. Spreek met een incassobureau af dat zij u een inschatting geven van de kans op succes in een procedure, voordat zij die procedure starten. 

De verplichting van een incassobureau gaat verder dan alleen het waarschuwen voor procesrisico. Vaak zal een incassobureau op het moment dat zij een zaak in handen krijgt al weten wat voor iemand de wanbetaler is. In de praktijk komt het ook vaak voor dat het incassobureau weet dat de wanbetaler ‘geen rooie cent’ heeft en dat alle pogingen om te incasseren op niets zullen uitlopen. Het incassobureau zal in dit soort gevallen ook moeten waarschuwen als men weet dat een wanbetaler niets heeft en de vordering niet kan worden geïncasseerd. Vraag daarom aan het incassobureau of de wanbetaler bekend is en zo ja, wat de ervaringen met de wanbetaler is. U kunt ook afspreken dat het incassobureau, bij een “onbekende” wanbetaler, een kredietwaardigheidrapport opvraagt. Dit geeft meer zekerheid en kost slechts enkele tientjes. 

Als u dus een vordering uit handen geeft, laat dan onderzoeken of een vordering haalbaar is en of er wat te halen valt bij de wanbetaler. Zo niet, maak dan geen verdere kosten. 
Veel incassobureaus bieden incassozaken aan op ‘no cure, no pay’-basis. U hoeft dan niet te betalen als er geen geld binnenkomt. Daar staat als nadeel tegenover dat er een hoger tarief tegenover staat.